Câteva precizări referitoare la Regulamentul intern

“I. Actele unilaterale ale angajatorului

Sunt acele acte cu caracter general și obligatoriu care se împart în reglementate de lege – regulamentul de organizare și funcționare (R.O.F.), regulamentul intern (R.I.), registrul general de evidență a salariaților (Revisal) și nereglementate de lege. R.O.F. și R.I. au caracter de izvoare specifice de drept al muncii.

Revisal-ul nu este un izvor de drept al muncii, fiind doar un înscris (în sensul art. 265 Cod procedură civilă, adică „orice scriere sau altă consemnare care cuprinde date despre un act sau fapt juridic”). Deci, are doar rol de consemnare, de înregistrare a contractelor individuale de muncă și a parcursului executării lor. El aparține dreptului muncii, dar nu este un izvor de drept al muncii.

Din categoria actelor nereglementate legal se pot enumera: hotărâri, proceduri, dispoziții, decizii, coduri deontologice ș.a. Dacă dintre aceste acte unilaterale nereglementate unele se referă la relațiile de muncă, ele devin izvoare de drept al muncii deoarece: subiectele sunt angajații; obiectul sunt relațiile de muncă; temeiul legal este, de regulă, Codul muncii [art. 40 alin. (1) lit. a-f)]. Aceste acte unilaterale care se referă la relațiile de muncă pot fi considerate anexe la regulamentul intern și, pentru aprobarea lor, trebuie urmată de către angajator aceeași procedură cerută pentru R.I.

Actele nereglementate de lege care nu vizează relațiile de muncă au caracter organizatoric, financiar, administrativ și aparțin altor ramuri de drept (dreptului administrativ, financiar).

II. Natura juridică

Cu certitudine întocmirea regulamentului intern este obligatorie potrivit Codului muncii pentru orice angajator – unitate sau persoană fizică. Însemnătatea lui este esențială, în primul rând pentru angajator, dar și pentru angajați. El „rivalizează” cu contractul colectiv de muncă.

 

Este însă neclar dacă această obligație există în toate cazurile, putându-se deduce totuși din coroborarea unor texte legale. Astfel, deoarece, în lipsa unui sindicat, angajatorul este obligat să consulte reprezentanții angajaților, iar aceștia se aleg, dacă angajații doresc, numai când există peste 20 de angajați, rezultă că limita minimă pentru existența R.I. este tot de 20 de angajați. Deci, sub 20 de angajați nu este obligatoriu să existe regulament intern; firește însă că, în fapt, și sub 20 de angajați angajatorul – dacă apreciază astfel – poate întocmi R.I.

Regulamentul intern este un act juridic în esență unilateral și public (în sensul că se dă publicității prin afișare la sediul angajatorului) fără a fi însă un act de drept public. Nu este un act administrativ deoarece nu se emite de către autorul său în executarea unor atribuții de putere publică, ci dimpotrivă, în calitate de angajator, de parte în contractele individuale și colective de muncă (chiar dacă angajatorul este un organ al puterii publice). Este deci un act de drept privat, un izvor de drept al muncii. 

III. Corelații

1. Regulamentul intern și legea

Regulamentul intern trebuie să corespundă prevederilor legale, ordinii publice și bunelor moravuri. În acest context problema cheie este aceea că nivelul drepturilor angajaților nu poate fi niciodată inferior minimului stabilit de lege (cum ar fi sub nivelul salariului minim brut pe țară garantat în plată sau sub nivelul concediului anual de odihnă). Așadar, prin R.I. drepturile angajaților pot fi superioare, dar invers nu. Similar, nici obligațiile care au stabilit plafon maxim prin lege (spre exemplu, orele suplimentare) nu pot fi majorate prin R.I.

 

Din cele de mai sus rezultă o precizare centrală: angajatul este un subiect de drept care are un anumit statut juridic corespunzător drepturilor și obligațiilor incluse în legislația muncii și în alte acte normative extrinseci acestei legislații, care au însă impact asupra relațiilor de muncă.

De reținut că regulamentul intern nu trebuie să copieze textele legale, ci să le concretizeze prin prisma realităților de fapt. Logic, se poate adăuga la textele legale, dar în spiritul actului normativ în cauză, fără a se contraveni acestuia. 

2. Regulamentul intern și contractul colectiv de muncă

Între izvoarele specifice ale dreptului muncii, contractul colectiv de muncă are forța juridică superioară și față de regulamentul intern, față de R.O.F. și față de ordinele superiorilor ierarhici. Și actele unilaterale ale angajatorului, nereglementate de lege, trebuie să fie în concordanță cu contractul colectiv. Primează, deci, clauzele contractului colectiv de muncă.

Prin prisma conținutului, tot ceea ce potrivit Codului muncii trebuie să se negocieze prin contractul colectiv – respectiv condițiile de muncă, salarizarea, alte drepturi [art. 229 alin. (1) din Codul muncii] – nu se includ în regulamentul intern.

Dacă legea prevede că reglementarea se poate înfăptui prin contractul colectiv și regulamentul intern – adică în mod cumulativ – contractul colectiv trebuie să cuprindă clauzele de factură generală, iar regulamentul intern concretizarea lor.

 

Așadar, problemele din cuprinsul contractului colectiv se includ în regulamentul intern, numai dacă, prin ipoteză, nu există un astfel de contract. Concomitent, trebuie reținută și situația reciprocă: cuprinsul obligatoriu al regulamentului intern stabilit de art. 242 din Cod nu se poate include în contractul colectiv. Există însă o excepție legală: dacă se includ în R. I. drepturi la un nivel superior față de contractul colectiv, acest lucru este posibil.

În cazurile în care legea prevede că reglementarea în cauză se asigură prin contractul colectiv sau regulamentul intern – adică alternativ – opțiunea îi aparține angajatorului (fără a se putea interpreta că prevalează și în acest caz contractul colectiv).

Este posibil să rezulte un astfel de cumul, între cele două acte interne, prin acte normative diferite, cum este în cazul securității și sănătății în muncă (Codul muncii și Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă). Și în acest caz este aplicabilă logica amintită anterior (reglementări generale, respectiv reglementări concrete) 

3. Regulamentul intern și uzanțele

Prin uzanță se înțelege o practică statornicită în timp, repetată, în sfera relațiilor de muncă din cadrul unui colectiv de muncă. Uzanța se poate accepta deoarece nu există nimic incompatibil care să împiedice aplicarea sa ținând seama de specificul raporturilor de muncă [art. 278 alin. (1) din Codul muncii]. Nu există niciun factor care să facă de neadmis aplicarea normei de drept civil referitoare la uzanțe. Recunoașterea uzanței în dreptul muncii apare ca utilă și sub aspect practic deoarece contribuie evident la crearea și consolidarea climatului de încredere mutuală dintre angajator și angajați.

 

În cazul în care este vorba despre probleme nereglementate de lege – ceea ce impune art. 1 alin. (2) din Codul civil – o uzanță se poate naște dacă a existat – fără un act scris prealabil – o practică a angajatorului, într-o anumită perioadă. Astfel de practici se transformă în uzanțe, pe de o parte, prin durată, stabilitate și caracter colectiv iar, pe de altă parte, prin convingerea care se formează în colectivul de angajați că așa este firesc să fie în cadrul ordinii de drept. Durata de aplicare a unei astfel de practici spre a deveni uzanță se poate aprecia a fi la un minimum de 3 ani.

Dacă practica respectivă nu contravine normelor legale imperative și s-a consolidat în timp devine uzanță, respectiv izvor de drept, și este obligatorie pentru angajator.

Concluzia este că practica devenită uzanță nu trebuie să aibă, la debutul aplicării ei, nicio legătură cu regulamentul intern (sau cu contractul colectiv), dar, ulterior, după ce s-a consolidat poate fi inclusă în regulament sau în contract (încetând a fi, în continuare, uzanță).

Cu titlu de exemplu, pot deveni uzanțe următoarele practici:

– acordarea de cadouri pentru copiii angajaților de Crăciun sau de Paști;

– acordarea ca zi liberă plătită a zilei în care s-a fondat întreprinderea angajatorului (în sensul legislației civile);

– acordarea de stimulente cu titlu regulat cu prilejul anumitor evenimente din viața angajaților (căsătorie, nașterea unui copil ș.a.);

– organizarea, la anumite intervale, a unor acțiuni de deplasare a colectivului la locuri de agrement pe cheltuiala angajatorului.

Subliniez că orice uzanță implică dreptul angajatorului de a nu o mai aplica, fie pentru că resursele sale financiare s-au diminuat, fie că însăși uzanța în cauză a devenit caducă.  Este posibil și ca, de la bun început, practica în cauză să fie stabilită doar o anumită perioadă sau – fără a fi limitată în timp – să se precizeze de către angajator că nu va putea să dea naștere la o uzanță.

IV. Regulamentul intern și Codul de etică

Între aceste două acte există o relație de conexiune. Codul de etică reprezintă un factor de complinire a R.I. și invers.

Codul de etică poate fi de sine stătător sau poate să fie integrat pe o componentă a R.I. (firesc, în continuarea reglementării abaterilor și sancțiunilor disciplinare).

Cuprinsul Codului de etică se referă la reguli de conviețuire socială necesare și specifice care trebuie să fie respectate în cadrul colectivului. Se pot include și reguli strict morale cu mențiunea că încălcarea lor nu permite declanșarea răspunderii disciplinare.

Un aspect important este următorul: Codul trebuie să cuprindă precizarea că încălcarea regulilor sale poate să antreneze sau nu răspunderea disciplinară (cu excepția regulilor de ordin moral).

În sfârșit, o parte a regulilor din Cod poate să vizeze și perioadele în care angajatul nu se află la locul de muncă.

V. Conținutul regulamentului intern

Câteva remarci care apar ca necesare și utile:

1. Cu toate că este un act unilateral și, la prima vedere, ar părea că enumerarea ar trebui să aibă caracter limitativ. Nu există o limitare legală a conținutului regulamentului. Enumerarea este doar enunțiativă.

  • Regulamentul, în principial este un act preventiv și de stabilire a regulilor într-un anumit colectiv.
  • Normele din regulament trebuie să aibă caracter imperativ. Ca logică a regulamentului, este necesar să se precizeze: ce anume acțiuni sau fapte trebuie să se execute și, respectiv, să nu se execute, să fie interzise. Cu cât Regulamentul este mai concret, cu atât mai bine.
  • Regulamentul poate avea o parte generală și alta pe secțiuni, fie pe categorii de personal, fie pe subunități. În spiritul bunei-credințe, este util să fie stabilite reguli speciale pentru cei care dețin funcții de conducere spre a fi clar că – dincolo de competențele lor legale sau stabilite de angajator – nu sunt o categorie privilegiată.
  • Nu sunt admisibile: perchezițiile corporale, controlul servietelor, genților, restrângeri ale ținutei vestimentare sau fizice fără existența unor rațiuni de necontestat (spre exemplu, datorită relațiilor cu clienții), autorizarea alcool-testului (cu excepția cazurilor în care s-ar pune în pericol persoane sau bunuri), deschiderea fișierelor personale fără aprobarea angajatului (cu excepția cazurilor în care ar exista prezumția unor pericole de securitate).
  • Interzicerea convorbirilor telefonice fără legătură cu îndeplinirea obligațiilor de serviciu, adică în interes personal, este posibilă. Cu toate acestea, este normal ca angajatorul să accepte astfel de convorbiri dacă sunt inițiate de membri ai familiei angajatului, în situații deosebite și urgente.
  • Nu sunt sancțiuni disciplinare chiar dacă se prevăd în regulamentul intern (ceea ce este posibil): avertismentul oral, neacordarea sau întârzierea promovării; neacordarea de prime, de beneficii.

2. Cu privire la stabilirea regulilor obligatorii în afara locului de muncă, în timpul liber. Astfel de reguli sunt admisibile cu privire la:

– obligațiile legale care au caracter permanent și trebuie să producă efecte indiferent de locul în care se află angajatul și anume: obligația de fidelitate și aceea de a nu dezvălui secretul de serviciu [art. 39 alin. (2) lit. d) și f) din Codul muncii];

– obligațiile care sunt impuse de cerința ca angajatul să aibă, în raport de ocupația sa ori cu locul de muncă o bună reputație, o moralitate nepătată (cadre didactice și alte profesii intelectuale);

– interdicția de a se încălca obligațiile asumate prin contractul individual de muncă (cum ar fi, spre exemplu, de a face de gardă la domiciliu);

– interdicția de a se afecta imaginea, onoarea, reputația angajatorului sau a produselor sale.

De reținut că angajatorul și cei care au funcții de conducere sunt purtătorii acestor calități, în raporturile cu angajații, și în afara locului lor de muncă, în timpul liber.

3. O problemă oarecum inedită: pentru consolidarea unor raporturi de încredere între angajator și angajați, este recomandabil ca regulamentul intern să consacre dreptul angajaților de a critica anumite realități cu titlu individual și dreptul colectiv de alertă (de a sesiza imediat cu titlu preventiv anumite pericole posibile din interiorul unității sau din exterior).

4. În sfârșit, planează, în fapt, o anumită ambiguitate care trebuie clarificată: normele tehnice cu privire la funcționarea normală a mașinilor și utilajelor – care sunt ale producătorului – nu trebuie reproduse ca atare în regulamentul intern. Este necesar însă să se precizeze că angajatorul și le însușește prin R.I. și că respectarea lor cu strictețe este obligatorie pentru fiecare angajat (putându-se în acest fel declanșa în cazul încălcării lor răspunderea disciplinară).

VI. Ierarhia actelor aplicabile în interiorul angajatorului, sub aspectul forței lor juridice

Dacă prin contractul individual de muncă s-a stabilit angajatului un regim juridic superior față de cel legal, regulamentul intern, contractul colectiv de muncă, ordinele și dispozițiile conducătorilor ierarhici, contractul în cauză este cel care prevalează asupra tuturor celorlalte acte juridice unilaterale sau contractuale. Urmează în scara ierarhică la nivel imediat superior, contractul colectiv, apoi regulamentul intern, instrucțiunile și dispozițiile ierarhice și, în sfârșit, legea. Explicația acestei ierarhii este următoarea: contractul individual de muncă este, ca și orice alt contract, legea părților dacă s-a încheiat în mod valabil [art. 1270 alin. (1) Cod civil]. În plus, trebuie reținut că această interpretare este în favoarea angajaților.

 

Dacă prin contractul individual de muncă nu s-a acordat un regim juridic superior angajatului, ci doar s-au preluat nivelurile legale, din contractul colectiv sau regulamentul intern, din ordine și dispoziții ierarhice, ordinea forței juridice acestor acte este următoarea: legea, contractul colectiv de muncă, R.O.F., regulamentul intern, ordinile și dispozițiile ierarhice, contractul individual de muncă. Cu o singură mențiune esențială: dacă contractul colectiv sau, după caz, regulamentul intern cuprind niveluri de drepturi pentru angajat superioare legii prevalează, după caz, oricare dintre ele – adică fie contractul colectiv, fie regulamentul intern.

VII. Buna-credință

Întocmirea, modificarea și aplicarea Regulamentului intern presupun analiza concisă a unor instituții juridice puțin abordate în doctrina de drept al muncii, cu toate că reala lor cunoaștere reprezintă o necesitate, îndeosebi pentru angajator. De aceea, ne vom referi în continuare la înțelesul conceptului de bună-credință și la teoria drepturilor câștigate.

Constituie o obligație de comportare corectă pe care părțile trebuie să o respecte la încheierea, executarea și încetarea contractului individual de muncă (la fel și în cazul contractului colectiv).

În sfârșit, o subliniere care ține, cu prioritate, de managementul resurselor umane: buna-credință nu înseamnă a nu fi exigent în relațiile cu angajații. A fi sever și, concomitent, ferm, cu angajații nu înseamnă un comportament abuziv, nu încalcă buna-credință și nici normele legale.

 

Ca atare, poziția pe care trebuie să se plaseze angajatorul, în raport cu angajații săi, pentru a fi de bună-credință este în esență următoarea:

– să urmărească permanent îndeplinirea obligațiilor sale legale și contractuale, dar și morale (cum ar fi, din ultima categorie, obligația de a-i avertiza pe angajați, din timp, că asupra lor planează posibilitatea de a se declanșa evaluarea prealabilă concedierii profesionale; de a-i sprijini, dacă este posibil, și în soluționarea unor probleme din afara locului de muncă cu deosebire de familie, suportarea unor cheltuieli pentru îngrijirea medicală chiar dacă nu sunt cauze ale îmbolnăvirii legate de muncă);

– să stabilească obiective de performanță și criterii de apreciere a lor, rezonabile;

– să fixeze atribuții de serviciu, prin fișa postului, posibil de înfăptuit în funcție de pregătirea experiența și calitățile celor în cauză;

– să respecte egalitatea între angajați, să fie echidistant, să nu-i discrimineze; să îi aprecieze, să îi evalueze corect și just pe angajați, fără umori personale și influențe colaterale;

– să îmbine judicios mijloacele stimulative și cele sancționatorii (ceea ce înseamnă că, real, concedierea trebuie aplicată doar ca măsură in extremis);

– să fie atent și receptiv la nevoile, sesizările și reclamațiile angajaților;

– să aibă o atitudine apropiată, nu distantă față de angajat.

Cu titlu exemplificativ, buna-credință se încalcă:

– dacă se manifestă lipsă de transparență, de informare, de consultare, refuzul de a dialoga, de a negocia individual sau colectiv, tergiversarea rezolvării problemelor de muncă și, câteodată, de viață, practica de a se acționa cu lipsă de obiectivitate, rigid, sub motivația primului impuls, cu o documentare superficială. Tot în aria încălcării bunei-credințe se înscrie și practica de a se face uz, denaturat, cu bună știință de normele legale, de a se organiza diverse întrevederi cu angajații de pe poziții ofensive, de intimidare, în scopul de a influența deciziile în sensul dorit de angajator.

Nu este vorba în toate cazurile despre acte care sunt propriu-zis ilegale, ci, la prima vedere, de acte care sunt formal legale dar, fiind lipsite de bună-credință, devin în ultimă instanță și ele tot ilegale.

VIII. Teoria drepturilor câștigate

Constă în faptul că un drept câștigat potrivit legii nu poate fi pierdut ulterior fără acordul titularului său sau dacă legea ori o hotărâre judecătorească definitivă nu stabilește altfel (adică diminuarea sau pierderea dreptului respectiv).

Nu este vorba despre acele drepturi care au un minim legal statornicit prin lege, ci despre drepturile stabilite de angajatori unilateral (fie ca drepturi în plus față de lege, fie ca majorări ale drepturilor legale).

Altfel spus, angajatorul a acordat drepturile, tot el este în drept să le diminueze sau să le retragă dacă situația sa s-a schimbat în mod negativ, cu o subliniere majoră: condițiile cerute de lege în materia impreviziunii se impun a fi întrunite și în acest caz. Și, în plus, dacă aceste condiții nu au existat angajații pot sesiza instanțele de judecată, a spus Prof. univ. dr. emerit Ion Traian Ștefănescu.

 

În materie contractuală se poate invoca această teorie numai dacă situația inițială, adică aceea de la momentul încheierii contractului nu s-a schimbat pentru una dintre părți în sens defavorabil. Așadar, dacă rebus sic stantibus (dacă împrejurările au rămas, în esență, la fel) drepturile nu se pot diminua ori nu pot fi pierdute. Dacă dimpotrivă situația s-a schimbat în sens negativ, debitorul – dacă sunt întrunite condițiile prevăzute de art. 1271 Cod civil referitoare la impreviziune, adică în cazul în care executarea a devenit excesiv de oneroasă din cauza unor împrejurări excepționare care fac vădit injustă executarea contractului în continuare – poate sesiza instanța judecătorească.

Luând în considerare aceste reguli, trebuie ținut seama că, în cazul regulamentului intern situația juridică este cu totul alta. Nu este vorba despre un contract ci, dimpotrivă, de un act unilateral. Ca urmare, dacă împrejurările i-au devenit defavorabile angajatorului, poate să procedeze unilateral la diminuarea sau retragerea drepturilor angajaților, cu condiția impusă de buna-credință de a consulta sindicatul sau reprezentanții angajaților. ”

*Material prezentat în cadrul Conferinței „Probleme dificile de Dreptul muncii (ediția a VII-a). Regulamentul intern”, Conferința Ion Traian Ștefănescu, organizată de către Societatea de Științe Juridice (SSJ), București, 18 mai 2018

Compania pentru care lucrezi tu a are un regulamentul intern?